我有一个客户一直来就是我就只是帮她交年费，其他都是义务服务，现在还要垫钱了，有什么办法把交错的专利年费要回来呢？我到底应该怎么办呢？不甘心垫钱！！！我网上搜索了各种情况，希望能得到帮助。

根据国家知识产权局的相关规定，当出现多缴、重缴或者错缴专利费用的情况时，当事人有权自缴费日起三年内，向专利局提出退款请求。如果该请求符合规定，专利局将会予以批准并进行退款操作。

具体的退款手续如下：

首先，当事人需要填写一份退款申请表，详细说明退款的原因、金额以及相关的缴费信息。

然后，将填写好的退款申请表连同缴费凭证一起提交给专利局。

专利局在收到申请后，会对相关信息进行审核和核实。

如果审核通过，专利局将按照规定的程序办理退款手续，并将退款金额退还至当事人指定的账户。

需要注意的是，当事人在提出退款请求时，应确保提供的信息准确无误，以免影响退款的处理进度。同时，退款的具体时间和方式可能会因专利局的工作流程而有所不同。

准备证明材料：书面提出退款请求，说明理由并附具相应证明，如专利局开出的费用收据复印件、邮局或者银行出具的汇款凭证等。若提供邮局或银行的证明原件有困难，应当提供经出具部门加盖公章确认的或经公证的复印件。

填写表格：提交《意见陈述书（关于费用）》，可从国家知识产权局官网下载。表格背面有说明和注意事项，退款请求需注明申请号（或专利号）、要求退款的款项信息（如票据号、费用金额等）及收款人信息。若通过邮局退款，需填写姓名、地址和邮政编码；若通过银行退款，需填写姓名或者名称、开户行、账号等信息。

明确退款请求人：退款请求人应当是该款项的缴款人。若你不是缴款人，而是受客户委托办理退款手续，需声明受缴款人委托。

提交申请：若为纸件申请，将填写好的《意见陈述书（关于费用）》及相关证明材料邮寄至北京市海淀区蓟门桥西土城路6号国家知识产权局专利局受理处。若为电子申请，可致电国家知识产权局客户服务中心，咨询具体的电子提交方式。

除此之外，还有一种解决方法，那就是在采取行动之前，先与客户进行充分的沟通。在与客户交流时，要诚恳地向她说明目前的状况，让她了解到你为她垫付专利年费的实际情况。同时，明确提出希望她能够配合你完成退款手续，或者直接将你垫付的款项返还给你。

在此过程中，有一点非常重要，那就是要确定你和这位客户之间是否存在相关的书面协议或合同。仔细查看这些文件，看其中是否明确规定了你只负责为她缴纳年费，而其他服务都属于义务范畴。如果确实有这样的协议存在，那么这将成为你要求客户退还多交专利年费的有力依据。

如果没有书面协议，那么要解决这个问题确实会有一些难度，但我们仍然可以尝试通过以下几种方式来解决：